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Bienvenue dans le wiki Awalytics Sales

Awalytics Sales est la solution Field Sales d'Awalytics pour les distributeurs de boissons et de produits alimentaires. Elle couvre toute la journée d'un commercial en tournée : chargement du camion, visites, ventes, encaissements, retour du stock et clôture de caisse. Les données remontent dans Awalytics ERP.

Ce wiki décrit chaque processus de la solution : qui le réalise, quand, étape par étape, avec les règles appliquées et les contrôles. Il s'adresse à quatre publics :

Comment lire ce wiki

Chaque page de processus suit le même plan :

• Objectif : à quoi sert le processus.
• Acteurs : qui intervient.
• Déclencheur : quand il démarre.
• Étapes : ce qu'il faut faire, dans l'ordre.
• Règles de gestion : ce que le système impose ou contrôle.
• Résultat : ce qui est enregistré et envoyé à Awalytics ERP.
• Problèmes fréquents : les situations courantes et comment les résoudre.

Disponibilité

Chaque processus porte une étiquette :

• Disponible Disponible : présent dans l'application mobile actuelle (version 0.2).
• Démo web Démo web : visible dans la démo en ligne, en cours d'intégration dans l'application.
• Prévu Prévu : spécifié dans le cahier des charges, développement planifié.

La page Statut des fonctionnalités récapitule l'état de chaque fonction.

Contexte du pilote

Le pilote se déroule à Douala (Cameroun). Les montants sont en francs CFA (XAF), sans décimales. La TVA appliquée par défaut est de 19,25 %. Les opérateurs de mobile money pris en charge sont MTN MoMo et Orange Money. Tous ces éléments sont paramétrables.

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Rôles et responsabilités

Disponible La solution distingue cinq rôles. Les droits d'accès s'appuient sur les groupes et droits d'Awalytics ERP.

Séparation des tâches

La solution applique un principe simple : celui qui manipule la marchandise ou l'argent n'est pas celui qui valide les écarts.

• Le commercial déclare ; le magasinier confirme les quantités physiques.
• Le commercial justifie un écart ; le superviseur le valide au-delà des seuils.
• Le commercial ne peut pas modifier un encaissement validé ; seule une annulation motivée et validée par le superviseur est possible.

Qui voit quoi

• Un commercial ne voit que son portefeuille de clients, sa tournée, son stock de camion et sa caisse.
• Un superviseur voit son équipe.
• La direction voit l'ensemble.

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Installer l'application et se connecter

Disponible

Objectif : préparer le téléphone d'un commercial pour sa première journée.

Acteurs : commercial, administrateur.

Prérequis

• Un smartphone Android 9 ou plus récent, ou un iPhone (iOS 15 ou plus récent).
• Un compte utilisateur Awalytics ERP créé par l'administrateur, rattaché à un secteur, à un superviseur et à un entrepôt véhicule.
• Une connexion internet pour la première connexion uniquement.

Étapes

1. Installer l'application Awalytics Sales (fichier fourni par l'administrateur, puis Play Store / App Store à terme).
2. Ouvrir l'application. L'écran de connexion s'affiche.
3. Vérifier l'adresse du serveur (pré-remplie par l'administrateur).
4. Saisir son identifiant et son mot de passe Awalytics ERP, puis toucher Se connecter.
5. L'application télécharge les données de la journée : catalogue et prix, clients du portefeuille, factures impayées, tournée du jour, paramètres, chargement type proposé.
6. Autoriser l'accès à la position (obligatoire pour le check-in) et à l'appareil photo (photos de façade, chèques).
7. Choisir la langue (français ou anglais) si besoin, depuis l'écran de connexion ou l'onglet Synchro.

Règles de gestion

• La connexion vérifie les identifiants auprès d'Awalytics ERP et crée un jeton d'accès stocké sur le téléphone.
• Si un autre commercial s'est connecté auparavant sur le même téléphone, ses données locales sont effacées. C'est refusé tant que ses opérations ne sont pas toutes synchronisées.
• Une fois connecté, le commercial peut travailler hors ligne jusqu'à sa déconnexion.

Problèmes fréquents

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Travailler hors ligne et synchroniser

Disponible

Objectif : permettre au commercial de travailler toute la journée sans réseau, sans jamais perdre ni dupliquer une opération.

Principe

1. Chaque action (chargement, check-in, vente, encaissement, création de point de vente, check-out…) est d'abord enregistrée sur le téléphone.
2. Elle est ajoutée à une file d'envoi.
3. Dès que le réseau est disponible, la file est envoyée dans l'ordre au serveur.
4. Quand la file est vide, l'application recharge les données de référence (impayés, objectifs, tournée).

Quand la synchronisation a lieu

• Automatiquement, juste après chaque action si le réseau est disponible.
• Automatiquement, au retour du réseau.
• Automatiquement, toutes les 5 minutes.
• Manuellement, en touchant l'indicateur de synchronisation en haut de l'écran ou le bouton Synchroniser maintenant de l'onglet Synchro.

L'indicateur en haut de l'écran

Règles de gestion

• Chaque opération porte un identifiant unique. Si elle est envoyée deux fois (coupure pendant l'envoi), le serveur ne l'enregistre qu'une fois.
• Les opérations sont envoyées dans l'ordre où elles ont été faites : un nouveau point de vente part avant sa première facture.
• Une opération refusée par le serveur (par exemple stock entrepôt insuffisant) n'est pas supprimée : elle apparaît dans l'onglet Synchro → Refusé par le serveur, avec le motif, et peut être renvoyée.
• On ne peut pas se déconnecter tant que des opérations sont en attente.
• La clôture de journée exige une synchronisation complète.

Problèmes fréquents

• Le compteur « en attente » ne baisse pas : vérifier le réseau, puis toucher Synchroniser maintenant. Si un message d'erreur apparaît, le noter et prévenir le superviseur.
• Une opération est refusée : lire le motif dans l'onglet Synchro. Corriger la cause (par exemple faire valider un écart), puis toucher Renvoyer.
• Session expirée : se reconnecter. Les opérations en attente sont conservées.

Processus terrain

La journée type d'un commercial

Disponible Démo web

Voici l'enchaînement complet d'une journée. Chaque étape a sa page détaillée.

Ce qui bloque quoi

• Pas de vente sans Stock-In validé.
• Pas de vente sans check-in chez le client.
• Un seul client à la fois : il faut faire le check-out avant le check-in suivant.
• Pas de clôture de caisse tant que le Stock-Out n'est pas fait et que tout n'est pas synchronisé.

Processus terrain

Stock-In : charger le camion

Disponible

Objectif : enregistrer précisément ce que le commercial emporte dans son camion, pour pouvoir ensuite contrôler ses ventes et son retour.

Acteurs : commercial, magasinier.

Déclencheur : début de journée, avant la première visite.

Étapes

1. Dans l'application, ouvrir l'onglet Stock, puis Stock-In.
2. Le chargement type proposé par le superviseur s'affiche, produit par produit, avec le stock disponible en entrepôt.
3. Ajuster les quantités avec les boutons − et + selon ce qui est réellement chargé.
4. Vérifier la valeur chargée affichée en bas.
5. Choisir le magasinier qui a contrôlé le chargement.
6. Toucher Valider le chargement.
7. Le bon de sortie s'affiche. Il reçoit sa référence Awalytics ERP (BS-…) à la synchronisation.

Règles de gestion

• Un seul chargement actif par jour et par commercial.
• Une quantité ne peut pas dépasser le stock disponible en entrepôt. Le serveur refait ce contrôle : si deux commerciaux chargent le même produit en même temps, le second chargement peut être refusé.
• Le chargement est horodaté et rattaché au magasinier.
• Prévu Complément de chargement en cours de journée : prévu.

Résultat

• Dans Awalytics ERP : un transfert de stock de l'entrepôt principal vers l'entrepôt véhicule du commercial.
• Sur le téléphone : le stock du camion devient disponible pour la vente (onglet Stock → Stock mobile).

Stock mobile

L'écran Stock mobile affiche, par produit : quantité chargée, vendue, disponible. Un produit passe en rouge quand il reste 10 % ou moins de la quantité chargée (seuil paramétrable).

Problèmes fréquents

• « Un chargement est déjà actif aujourd'hui » : le Stock-In a déjà été fait, éventuellement sur un autre téléphone. Il est rechargé automatiquement à la connexion.
• « Stock entrepôt insuffisant » (refus à la synchronisation) : ajuster avec le magasinier ; le superviseur corrige le stock dans Awalytics ERP si nécessaire.

Processus terrain

Tournée et navigation

Disponible Démo web

Objectif : visiter les clients prévus dans le meilleur ordre et s'y rendre rapidement.

Acteurs : commercial ; le superviseur prépare la tournée.

La liste des visites

L'onglet Tournée affiche les points de vente du jour, dans l'ordre de passage, avec :

• le nom, le type et le quartier ;
• la distance depuis la position actuelle du commercial ;
• le statut : heure prévue, En cours, Terminée ;
• l'étiquette Nouveau pour un point de vente créé sur le terrain.

La carte

Démo web La carte affiche le dépôt de départ, les points de vente numérotés dans l'ordre de passage, leur statut en couleur (bleu : à visiter, orange : en cours, vert : terminé) et le trajet. Un appui sur un point ouvre sa fiche ou lance l'itinéraire.

Prévu Dans l'application mobile, la carte intégrée arrive au sprint 3.

Navigation

• Sur chaque fiche client, Itinéraire Google Maps ouvre la navigation vers le client.
• Le bouton Ouvrir la tournée dans Google Maps ouvre tout le trajet, arrêt par arrêt.
• Si le téléphone est connecté à Android Auto ou CarPlay, le guidage s'affiche sur l'écran du véhicule. Aucune vente ni saisie ne se fait sur l'écran du véhicule.

Règles de gestion

• L'ordre de passage est défini par le superviseur ; il est calculé pour minimiser la distance depuis le dépôt.
• Le commercial peut visiter un client hors de l'ordre prévu.
• Un point de vente créé sur le terrain s'ajoute à la fin de la tournée comme visite imprévue.
• Prévu Annulation d'une visite avec motif (client fermé, absent…) : prévue.

Processus terrain

Check-in et check-out

Disponible

Objectif : prouver la visite (heure, position, durée) et débloquer les actions chez le client.

Acteurs : commercial.

Check-in automatique

1. Ouvrir la fiche du client depuis la tournée.
2. Toucher Vérifier ma position. Le téléphone mesure sa position GPS.
3. Si la distance au point de vente est inférieure ou égale au rayon autorisé (100 m par défaut), l'étiquette Dans la zone s'affiche.
4. Toucher Faire le check-in.

Check-in manuel

Si le commercial est hors zone ou si le GPS est indisponible :

1. Choisir un motif : GPS imprécis, coordonnées du point de vente erronées, rendez-vous à l'extérieur, autre.
2. Toucher Check-in manuel.

Le check-in manuel est marqué comme tel dans les rapports. Une proportion élevée de check-ins manuels est un point d'attention pour le superviseur.

Pendant la visite

Après le check-in, la fiche propose :

• Nouvelle vente (si un Stock-In est actif) ;
• Encaisser ;
• une note de visite (facultative) ;
• Check-out.

Check-out

Toucher Check-out termine la visite. L'heure de départ et la note sont enregistrées. La visite passe au statut Terminée.

Règles de gestion

• Le rayon de check-in est réglé par l'administrateur (de 20 à 500 m), éventuellement par zone ou par type de point de vente.
• Une seule visite en cours à la fois : le check-in d'un autre client est refusé tant que la visite en cours n'est pas terminée.
• Le check-in enregistre : heure, latitude, longitude, distance au point de vente, motif éventuel.

Problèmes fréquents

• GPS imprécis en ville : sortir du bâtiment, attendre quelques secondes, toucher Réessayer le GPS. Sinon, check-in manuel avec le motif « GPS imprécis ».
• Le point de vente est toujours « hors zone » : ses coordonnées sont probablement fausses. Faire un check-in manuel avec le motif « Coordonnées erronées » ; le superviseur corrigera la position.

Processus terrain

Créer un nouveau point de vente sur le terrain

Disponible Démo web

Objectif : enregistrer immédiatement un client rencontré pendant la tournée, pour lui vendre dès la première visite.

Acteurs : commercial ; superviseur pour la validation.

Déclencheur : le commercial rencontre un commerce qui n'est pas dans son portefeuille.

Étapes

1. Onglet Tournée → + Nouveau point de vente.
2. La position GPS est prise automatiquement, avec sa précision. Se placer devant l'entrée et toucher Reprendre la position si nécessaire.
3. Saisir le nom du point de vente.
4. Choisir le type : Boutique, Alimentation, Supérette, Snack-bar, Cave, Kiosque, Grossiste, Autre.
5. Saisir le quartier ou un repère (ex. : « Bépanda, face pharmacie du Rond-point »).
6. Saisir le nom du contact et son téléphone.
7. Prendre la photo de la façade (recommandé).
8. Ajouter une note si utile (horaires, jour de marché…).
9. Toucher Créer le point de vente.

Règles de gestion

• Champs obligatoires : nom, type, quartier ou repère, contact, téléphone.
• Le téléphone doit être un numéro camerounais valide : 9 chiffres commençant par 6 (mobile) ou 2 (fixe), avec ou sans +237. Il est enregistré au format +237 6 XX XX XX XX.
• Détection des doublons : l'application prévient si le même téléphone existe déjà, ou si un point de vente au nom proche se trouve à moins de 30 m. Le commercial peut ouvrir la fiche existante ou créer quand même.
• Le nouveau point de vente a le statut prospect : vente au comptant uniquement (plafond de crédit à zéro) tant que le superviseur ne l'a pas validé.
• Il est ajouté à la tournée du jour comme visite imprévue : check-in, vente et encaissement sont possibles immédiatement.
• La création fonctionne hors ligne. Le point de vente reçoit un identifiant provisoire, remplacé par l'identifiant Awalytics ERP à la synchronisation ; les ventes et encaissements déjà faits sont rattachés automatiquement.

Résultat

• Dans Awalytics ERP : un tiers client au statut prospect, avec position GPS, contact et photo.
• Pour le superviseur : un élément à valider dans sa file (Validations).

Processus terrain

Vente et facturation

Disponible Démo web

Objectif : facturer au client ce qu'il achète, à partir du stock du camion, avec un document fiable et numéroté.

Acteurs : commercial, client (signataire).

Prérequis : Stock-In validé, check-in effectué chez le client.

Étapes

1. Sur la fiche du client, toucher Nouvelle vente.
2. Pour chaque produit, régler la quantité avec − et +. La quantité disponible dans le camion est affichée.
3. Saisir une remise en pourcentage si elle est accordée.
4. Vérifier les totaux : sous-total HT, remise, total HT, TVA, total TTC.
5. Saisir le nom du signataire.
6. Démo web Faire signer le client au doigt sur l'écran.
7. Toucher Valider la facture.
8. La facture s'affiche. Choisir Encaisser maintenant ou Laisser à crédit.

Règles de gestion

• Seuls les produits présents dans le camion sont vendables ; un produit épuisé affiche « Rupture camion ».
• La quantité vendue ne peut pas dépasser le stock du camion. Le serveur refait le contrôle.
• La remise est limitée au plafond fixé par l'administrateur (10 % par défaut). Prévu Au-delà, l'accord du superviseur depuis l'application est prévu au sprint 2 ; en attendant, la validation est bloquée.
• La TVA est calculée par produit au taux configuré (19,25 % par défaut), après remise.
• Hors ligne, la facture reçoit un numéro provisoire (PROV-initiales-0001). Le numéro Awalytics ERP (FA…) lui est attribué à la synchronisation ; les deux restent liés.
• La validation décrémente immédiatement le stock du camion.

Résultat

• Dans Awalytics ERP : une facture client validée, rattachée au commercial et à la visite.
• Le chiffre d'affaires HT alimente les objectifs du client et du commercial.

Documents

• Prévu Facture PDF avec logo, mentions légales et signature, impression Bluetooth et envoi au client : sprint 2. Le canal d'envoi au client reste à définir.

Processus terrain

Encaissement

Disponible Démo web

Objectif : enregistrer chaque paiement reçu, quel que soit le mode, et l'affecter aux bonnes factures.

Acteurs : commercial, client.

Déclencheur : après une vente (paiement comptant) ou lors d'une visite de recouvrement.

Étapes

1. Depuis la facture (Encaisser maintenant) ou la fiche client (Encaisser).
2. Les factures impayées du client s'affichent, de la plus ancienne à la plus récente, avec le solde dû.
3. Choisir le mode de paiement.
4. Saisir le montant (pré-rempli avec le solde dû).
5. Compléter les informations propres au mode (voir tableau).
6. Toucher Valider l'encaissement. Le reçu numéroté s'affiche.

Modes de paiement

Règles de gestion

• Affectation automatique : le montant solde les factures de la plus ancienne à la plus récente.
• Paiement partiel : le reste dû de la facture est mis à jour.
• Trop-perçu : l'excédent est enregistré comme acompte du client.
• Une référence mobile money déjà utilisée est refusée, sur le téléphone puis sur le serveur.
• Un encaissement validé ne peut pas être modifié. Prévu Annulation motivée avec validation du superviseur : prévue.

Résultat

• Dans Awalytics ERP : un paiement affecté aux factures, et la mise à jour du solde du client.
• Dans l'onglet Caisse : le total du jour par mode de paiement.

Processus terrain

Vente à crédit, impayés et acomptes

Disponible

Objectif : permettre la vente à crédit aux clients de confiance, dans des limites contrôlées.

Plafond de crédit

Chaque client a un plafond de crédit fixé par le superviseur. Sur la fiche client, la carte Compte client affiche le plafond, le solde dû et la liste des factures impayées.

Laisser une facture à crédit

Après validation d'une facture, toucher Laisser à crédit :

• si le solde dû (factures impayées, y compris la nouvelle) dépasse le plafond, l'application refuse et demande un paiement comptant ;
• si le client est un prospect (point de vente nouvellement créé), le crédit est refusé ;
• sinon, la facture reste due et apparaîtra dans les impayés aux prochaines visites.

Recouvrement

À chaque visite, les impayés s'affichent sur la fiche client. L'encaissement les solde de la plus ancienne à la plus récente (Encaissement).

Acompte

Un montant encaissé supérieur au solde dû devient un acompte. Prévu Son utilisation sur une facture suivante sera proposée automatiquement.

Pour le superviseur

• Prévu La balance âgée des impayés et le taux de recouvrement figurent dans les rapports.

Processus terrain

Stock-Out : retourner le stock

Démo web Prévu (application mobile : sprint 2)

Objectif : comparer ce qui aurait dû rester dans le camion avec ce qui est réellement rendu, et expliquer chaque écart.

Acteurs : commercial, magasinier ; superviseur pour les écarts importants.

Déclencheur : retour au dépôt en fin de tournée.

Étapes

1. Onglet Stock → Stock-Out.
2. Pour chaque produit, l'application affiche le stock théorique : chargé − vendu.
3. Avec le magasinier, compter ce qui reste et saisir le stock réel retourné.
4. L'écart s'affiche par produit, en quantité, en pourcentage et en valeur.
5. Saisir une justification si un écart dépasse 5 %.
6. Choisir le magasinier qui confirme le comptage.
7. Toucher Valider le retour de stock.

Calcul

Stock théorique = Stock-In + compléments − ventes + retours clients − produits endommagés déclarés

Écart = stock réel retourné − stock théorique

Contrôles

Les seuils sont paramétrables.

Résultat

• Dans Awalytics ERP : transfert de l'entrepôt véhicule vers l'entrepôt principal ; correction tracée des écarts validés.
• L'écart valorisé entre dans le rapport de clôture.

Produits endommagés

Prévu Déclaration des produits cassés ou périmés avec photo obligatoire, transfert vers un entrepôt « rebuts » après validation.

Processus terrain

Clôture de journée et rapport de réconciliation

Démo web Prévu (application mobile : sprint 2)

Objectif : terminer la journée en rapprochant la caisse et le stock, et en expliquant tout écart.

Acteurs : commercial, magasinier, superviseur.

La clôture guidée

Sur l'accueil, le bouton Clôturer ma journée ouvre une liste de quatre étapes, à faire dans l'ordre :

1. Terminer les visites : aucun check-out ne doit manquer. Les visites non réalisées sont signalées dans le rapport du soir.
2. Retourner le stock : Stock-Out.
3. Synchroniser les données : tout doit être envoyé.
4. Clôturer la caisse : déclarer les espèces comptées.

L'étape à faire est mise en évidence avec un bouton Ouvrir.

Clôture de caisse

1. L'application affiche le cash théorique : total des encaissements en espèces du jour.
2. Le commercial compte ses espèces et saisit le cash déclaré.
3. L'écart est calculé.

Les encaissements par mobile money, chèque ou virement ne sont pas dans la caisse physique : ils sont listés à part et contrôlés sur justificatif.

Le rapport de clôture

Il s'affiche dès la clôture et part au superviseur avec le rapport du soir :

1. Caisse : cash théorique, cash déclaré, écart.
2. Stock retourné : par produit, stock théorique, stock réel compté par le magasinier, écart en quantité et en valeur.
3. Réconciliation : écart de caisse + écart de stock valorisé = solde net.

Le stock est valorisé au prix de vente HT.

Règles de gestion

• La clôture de caisse est impossible tant que le Stock-Out n'est pas validé et que des opérations restent à synchroniser.
• Une caisse non clôturée bloque l'ouverture de la journée suivante, sauf déblocage par le superviseur.
• Prévu Enregistrement du versement des espèces (bordereau) : prévu.

Processus terrain

Notes de crédit (avoirs) et notes de débit

Prévu Prévu au sprint 13-14 du planning.

Note de crédit (avoir)

Cas d'usage : retour de produits défectueux ou périmés, erreur de facturation, remise accordée après la vente, compensation.

Étapes prévues

1. Choisir le client et la facture concernée.
2. Choisir le motif.
3. Sélectionner les produits retournés et les quantités (limitées aux quantités facturées).
4. Photographier les produits (obligatoire pour un retour).
5. Le montant est calculé au prix facturé.
6. Faire signer le client.
7. Générer l'avoir.

Utilisation de l'avoir : déduction sur une facture, crédit client, ou remboursement (validation du superviseur au-delà de 50 000 FCFA).

Les produits retournés en bon état réintègrent le stock du camion ; les produits endommagés suivent le circuit des rebuts.

Note de débit

Cas d'usage : frais de livraison, pénalités de retard, correction d'une sous-facturation, frais de service.

Règles : motif et description obligatoires, validation du superviseur obligatoire, notification au client.

Processus terrain

Inventaire chez le client et enquêtes

Prévu Prévu au sprint 15-16 du planning.

Inventaire chez le client

Objectif : relever le stock du point de vente (rayons et réserve) pour détecter les ruptures et proposer le réassort.

1. Pendant la visite, ouvrir l'inventaire.
2. Relever les produits par scan de code-barres ou saisie ; la gamme attendue du client est pré-chargée.
3. Saisir la date de péremption la plus proche si besoin (alerte à 30 jours).
4. Les produits absents sont signalés en rupture, ceux sous le minimum en alerte.
5. La quantité de réassort est proposée (stock cible − stock relevé) et transformable en panier en un appui.
6. Photographier les rayons, relever le nombre de faces et la présence de la PLV.

Enquêtes

Le superviseur crée des questionnaires (choix, échelles, texte, photo, logique conditionnelle) ciblant des clients ou des segments. Le commercial les remplit pendant la visite ; les réponses sont enregistrées en brouillon et soumises quand les questions obligatoires sont remplies.

Pilotage

Planifier les tournées et les portefeuilles

Disponible (via Awalytics ERP) Prévu (écran de planification dédié)

Objectif : attribuer à chaque commercial ses clients et l'ordre dans lequel il les visite.

Acteurs : superviseur.

Portefeuille

Chaque commercial a un portefeuille : la liste des clients qu'il suit. Il ne voit que ces clients dans l'application. Le portefeuille se gère dans Awalytics ERP en affectant le commercial comme représentant commercial du tiers.

Tournée du jour

La tournée est la liste ordonnée des clients à visiter un jour donné.

1. Le superviseur choisit le commercial et la date.
2. Il sélectionne les clients à visiter (par fréquence de visite, secteur, impayés, objectifs en retard).
3. L'ordre de passage est proposé pour minimiser la distance depuis le dépôt ; le superviseur peut le modifier.
4. Il peut proposer un chargement type (quantités suggérées par produit pour le Stock-In).
5. La tournée est envoyée aux téléphones à la synchronisation suivante.

Règles de gestion

• Un client peut avoir une fréquence de visite (hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle).
• Les visites imprévues (client hors tournée, nouveau point de vente) sont enregistrées et visibles dans les rapports.
• Prévu Tournées récurrentes générées automatiquement à partir des fréquences : prévu.

Pilotage

Les validations du superviseur

Prévu File de validation dédiée prévue au sprint 2. Aujourd'hui, les contrôles bloquent l'opération sur le téléphone ; le superviseur corrige dans Awalytics ERP.

Objectif : garder la main sur les décisions à risque sans ralentir le terrain.

Ce qui demande une validation

Validation d'un nouveau point de vente

1. Vérifier la photo, le nom et la position.
2. Vérifier qu'il ne s'agit pas d'un doublon.
3. Corriger la position si nécessaire.
4. Valider : le prospect devient client ; fixer son plafond de crédit et son objectif.
5. Ou Rejeter avec un motif (doublon, informations fausses) ; les factures déjà émises restent valables.

Règles

• Chaque validation est tracée : qui, quand, décision, commentaire.
• Le commercial est notifié de la décision.
• Les seuils sont paramétrables (Paramètres).

Pilotage

Objectifs par point de vente

Disponible (suivi dans l'application) Prévu (saisie et répartition dans Awalytics ERP)

Objectif : fixer à chaque client et à chaque commercial un objectif de vente, et suivre en permanence le réalisé contre le prévu.

Acteurs : direction et superviseur (fixent) ; commercial (suit).

Niveaux d'objectif

• Par point de vente, par mois : chiffre d'affaires HT, et éventuellement volume par produit ou famille, nombre de visites, encaissements.
• Par commercial : somme des objectifs de son portefeuille, ou objectif fixé directement.
• Par secteur et global : consolidation.

Saisie et répartition

1. La direction fixe l'objectif global du mois.
2. Il est réparti par secteur, puis par commercial, puis par point de vente : - au prorata de l'historique (même mois de l'année précédente ou moyenne des 3 derniers mois) ; - à parts égales ; - ou manuellement.
3. Le superviseur ajuste point de vente par point de vente.
4. Les objectifs peuvent être importés depuis un fichier Excel.

Suivi dans l'application

• Accueil : chiffre du jour et taux de réalisation du mois du commercial, avec une barre de progression.
• Fiche client : objectif du mois, réalisé, taux, et reste à faire par jour ouvré.
• Couleurs : vert si le taux est en avance sur le rythme attendu, orange si légèrement en retard, rouge si nettement en retard.

Calculs

Taux de réalisation = réalisé ÷ objectif

Rythme attendu = jours ouvrés écoulés ÷ jours ouvrés du mois

Reste à faire par jour = (objectif − réalisé) ÷ jours ouvrés restants

Le réalisé est le chiffre d'affaires HT des factures validées, net des avoirs.

Pilotage

Rapports : réalisé contre prévu

Démo web Prévu (rapports automatiques)

Objectif : donner à chaque niveau, chaque jour, chaque semaine et chaque mois, une vue claire de ce qui a été fait par rapport à ce qui était prévu.

Rapport journalier

Destinataires : superviseur (et commercial pour sa partie). Envoi : chaque soir à 20 h.

• Par commercial : visites prévues / réalisées / imprévues, check-ins manuels, chiffre du jour contre objectif du jour, encaissements par mode, nouveaux points de vente.
• Points de vente non visités et motif.
• Rapport de clôture : écarts de caisse et de stock, solde net.
• Alertes du jour.

Rapport hebdomadaire

Destinataires : superviseur, direction. Envoi : lundi matin.

• Réalisé contre objectif par commercial et par secteur, sur la semaine et en cumul du mois.
• Taux de couverture du portefeuille (clients visités / clients prévus).
• Top et flop 10 des points de vente par taux de réalisation.
• Évolution des impayés.

Rapport mensuel

Destinataires : direction. Envoi : le 1er du mois.

• Réalisé contre objectif à tous les niveaux, avec comparaison au mois précédent et à l'année précédente.
• Performance par produit et par famille.
• Points de vente actifs, inactifs (aucun achat sur le mois), nouveaux.
• Recouvrement : encaissements, balance âgée des impayés.
• Écarts cumulés de caisse et de stock par commercial.

Formats

Écran (tableau de bord Awalytics ERP), PDF et Excel. Les rapports sont filtrables par période, commercial, secteur, type de point de vente et produit.

Pilotage

Alertes et contrôles automatiques

Disponible (contrôles bloquants) Prévu (notifications au superviseur)

Contrôles bloquants sur le téléphone

Contrôles côté serveur

Le serveur refait les contrôles critiques (stock, unicité des références, doublons d'opérations) : une donnée modifiée sur le téléphone ne peut pas les contourner.

Alertes envoyées au superviseur

Prévu

• Écart de caisse ou de stock au-delà des seuils.
• Check-ins manuels nombreux pour un commercial.
• Visite très courte (moins de 3 minutes) ou très longue.
• Commercial sans synchronisation depuis plus de 4 heures en journée.
• Point de vente prioritaire non visité.
• Objectif mensuel en retard de plus de 20 % par rapport au rythme attendu.

Administration et IT

Paramètres de la solution

Disponible (valeurs par défaut appliquées) Prévu (écran de paramétrage dans Awalytics ERP)

Les paramètres sont envoyés aux téléphones à chaque synchronisation. Un changement s'applique donc sans réinstaller l'application.

Administration et IT

Utilisateurs et droits

Disponible (comptes Awalytics ERP) Prévu (groupes de droits dédiés)

Créer un commercial

1. Dans Awalytics ERP : Utilisateurs & Groupes → Nouvel utilisateur.
2. Renseigner nom, identifiant, mot de passe, téléphone.
3. L'ajouter au groupe Force de vente – Commercial.
4. Lui créer un entrepôt véhicule (ex. : « Camion LT-458-AB ») et l'y associer.
5. Lui affecter son superviseur et son secteur.
6. L'affecter comme représentant commercial des clients de son portefeuille.
7. Lui transmettre l'application et ses identifiants (Installer et se connecter).

Groupes de droits

Départ d'un commercial

1. Vérifier que toutes ses opérations sont synchronisées et sa caisse clôturée.
2. Transférer son portefeuille à un autre commercial.
3. Vider son entrepôt véhicule (Stock-Out).
4. Désactiver le compte (ne pas le supprimer : l'historique reste rattaché).

Téléphone perdu ou volé

Désactiver le compte ou révoquer son jeton d'accès dans Awalytics ERP : le téléphone ne pourra plus synchroniser. Les données locales non synchronisées sont perdues ; les écarts se règlent par la procédure normale.

Administration et IT

Architecture et synchronisation

Disponible

Vue d'ensemble

 Téléphone (React Native / Expo)          Serveur
 ┌──────────────────────────────┐        ┌───────────────────────────┐
 │ Écrans                        │        │ Awalytics ERP              │
 │   ↓                           │  HTTPS │  + module forcevente      │
 │ SQLite local (données + file) │ ─────▶ │    /forcevente/bootstrap  │
 │   ↓                           │ ◀───── │    /forcevente/sync       │
 │ Moteur de synchronisation     │  JSON  │  MariaDB / MySQL          │
 └──────────────────────────────┘        └───────────────────────────┘

• Application : React Native (Expo), une base de code pour Android et iOS. Base locale SQLite.
• Serveur : Awalytics ERP, enrichi d'un module forcevente qui expose deux points d'accès REST.
• Transport : HTTPS, JSON, authentification par clé d'API Awalytics ERP.

Les deux échanges

Bootstrap (serveur → téléphone)

GET /api/index.php/forcevente/bootstrap

Renvoie en une fois : utilisateur, paramètres, produits et prix, stock entrepôt, clients du portefeuille (avec position, plafond, impayés, objectifs), tournée du jour, chargement type, Stock-In actif éventuel, magasiniers. Le téléphone remplace ses données de référence par cette réponse.

Sync (téléphone → serveur)

POST /api/index.php/forcevente/sync avec la liste des opérations en attente :

{ "ops": [
  { "uuid": "8f0c…", "type": "vente.create", "at": "2026-10-08T09:42:11+01:00",
    "payload": { "socid": 101, "lines": [ … ], "remise": 5, "ref_prov": "PROV-BM-0003" } }
] }

Le serveur traite les opérations dans l'ordre et renvoie pour chacune ok (avec les identifiants Awalytics ERP créés) ou rejected (avec le motif).

Types d'opérations : stockin.create, visite.checkin, visite.checkout, pdv.create, vente.create, paiement.create. Prévu stockout.create, caisse.cloture, avoir.create.

Garanties

• Idempotence : le serveur mémorise l'uuid de chaque opération traitée ; un renvoi renvoie le même résultat sans rien recréer.
• Ordre : une opération dépendante (facture d'un nouveau point de vente) part après celle dont elle dépend.
• Identifiants provisoires : un point de vente créé hors ligne a un identifiant négatif ; le serveur renvoie la correspondance avec l'identifiant Awalytics ERP et le téléphone met à jour toutes ses données.
• Pas d'écrasement : le bootstrap n'est appliqué que lorsque la file est vide.
• Fuseau horaire : les dates métier sont calculées dans le fuseau de l'entreprise (Africa/Douala).

Administration et IT

Intégration avec Awalytics ERP

Démo web (serveur de démonstration) Prévu (module Awalytics Sales)

Correspondance des objets

Version de démonstration

Le serveur de démonstration (Node.js) reproduit à l'identique les points d'accès du futur module Awalytics ERP. L'application ne change pas lorsqu'on passe au vrai serveur Awalytics ERP : seule l'adresse du serveur change.

Prérequis Awalytics ERP

• Une instance Awalytics ERP fournie et hébergée par Awalytics.
• Modules activés : Tiers, Produits, Stocks, Factures, Banques et caisses, Agenda, API REST.
• PHP 8.1+, MariaDB 10.6+ ou MySQL 8+.

Administration et IT

Déploiement et exploitation

Environnement de démonstration

Démo web Le kit deploy/ installe sur un serveur Linux, avec Docker :

• Awalytics ERP pré-rempli avec les données de Douala ;
• MariaDB 11.4 ;
• le serveur API de démonstration ;
• Caddy pour les certificats HTTPS automatiques.

git clone … itb-sales-force && cd itb-sales-force/deploy
cp .env.example .env      # renseigner domaines et mots de passe
docker compose up -d

Les données de démonstration sont réinitialisées chaque nuit (reset-demo.sh, planifié avec cron).

Production

1. Un serveur Awalytics ERP (hébergé ou sur site) accessible en HTTPS.
2. Installation du module forcevente et activation des droits.
3. Paramétrage (Paramètres), création des entrepôts véhicules et des utilisateurs.
4. Import du catalogue, des clients (avec positions GPS) et des objectifs.
5. Distribution de l'application : APK pour le pilote, Play Store / App Store ensuite.

Exploitation courante

Administration et IT

Sécurité et protection des données

• Chiffrement en transit : tous les échanges passent en HTTPS.
• Authentification : identifiants Awalytics ERP, puis jeton d'API propre à l'utilisateur, révocable.
• Cloisonnement : le serveur ne renvoie à un commercial que son portefeuille ; il refuse les opérations hors de son périmètre.
• Traçabilité : chaque opération porte son auteur, son heure, et sa position quand elle est pertinente ; les validations sont journalisées.
• Intégrité : les documents validés (factures, encaissements) ne sont pas modifiables ; les corrections passent par des avoirs ou des annulations motivées.
• Géolocalisation : la position n'est enregistrée qu'au moment des actions (check-in, check-out, création de point de vente), pas en continu.
• Prévu Verrouillage de l'application par code PIN ou biométrie, effacement à distance.
• Données personnelles : les données des clients (contacts, téléphones) sont celles de l'entreprise cliente, hébergées sur son serveur Awalytics ERP. La conformité à la loi camerounaise n° 2024/017 sur la protection des données personnelles est à vérifier avec l'entreprise cliente.

Administration et IT

Dépannage

Informations à fournir au support

• Identifiant du commercial, modèle de téléphone, version de l'application (onglet Synchro).
• Heure du problème et message exact (capture d'écran).
• Pour une opération refusée : son type et son motif.

Référence

Glossaire

Référence

Statut des fonctionnalités

Mise à jour : octobre 2026. Application mobile en version 0.2.

Référence

Questions fréquentes

L'application fonctionne-t-elle sans internet ?

Oui. Toute la journée peut se faire hors ligne. Internet est nécessaire à la première connexion et pour envoyer les données ; la clôture de caisse exige une synchronisation complète.

Que se passe-t-il si le téléphone tombe en panne ?

Les opérations déjà synchronisées sont dans Awalytics ERP. Celles qui ne l'étaient pas sont perdues : c'est pourquoi l'application synchronise après chaque action dès que le réseau le permet.

Faut-il déjà avoir un ERP ?

Non. Awalytics ERP est installé et paramétré dans le cadre du projet. Si l'entreprise a déjà un ERP, Awalytics Sales peut s'y connecter.

Peut-on utiliser un autre ERP ?

L'application dialogue avec deux points d'accès (bootstrap et sync). Un connecteur peut être développé pour un autre ERP, sur devis.

Quels téléphones sont pris en charge ?

Android 9 ou plus récent, iPhone sous iOS 15 ou plus récent. Un appareil d'entrée de gamme suffit ; un GPS correct est indispensable.

Le commercial peut-il modifier les prix ?

Non. Il peut accorder une remise dans la limite du plafond ; au-delà, le superviseur doit valider.

Comment sont gérés MTN MoMo et Orange Money ?

Le commercial saisit l'opérateur et la référence de la transaction. La référence est obligatoire et unique, ce qui empêche de déclarer deux fois le même paiement. Une intégration directe avec les API des opérateurs est envisageable.

Le superviseur voit-il la position des commerciaux en temps réel ?

Non. La position est enregistrée uniquement lors des actions (check-in, check-out, création de point de vente). C'est suffisant pour contrôler les visites et respecte la vie privée des commerciaux.

L'application est-elle disponible en anglais ?

Oui. L'application, la page de présentation, la démo et ce wiki sont disponibles en français et en anglais.

Comment obtenir une démonstration ou un devis ?

Depuis la page Awalytics Sales, ou en contactant Awalytics.